NORDTEK — Politique de confidentialité

La présente politique explique quels renseignements personnels NORDTEK recueille au moyen de ce site Web, pourquoi, combien de temps ils sont conservés, qui les reçoit et comment vous pouvez exercer vos droits. Elle est rédigée pour être lue avant l’envoi d’un formulaire, et chaque formulaire du site y renvoie.

1. Responsable

Le site Web est exploité par NORDTEK, Saint-Jean-sur-Richelieu (Québec), Canada (« NORDTEK », « nous »). NORDTEK détermine les fins et les moyens du traitement des renseignements décrits ici.

Personne responsable de la protection des renseignements personnels. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25), NORDTEK a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels, joignable à privacy@nordtekfilms.com. Écrivez à cette personne pour toute question, demande ou plainte concernant vos renseignements personnels.

2. Ce que nous recueillons

Nous recueillons uniquement ce que vous saisissez dans un formulaire et ce qui est nécessaire pour y répondre.

Candidature de partenaire (distributeurs). Entreprise, nom de la personne-ressource, courriel professionnel, marché couvert, rôle visé, fourchette de volume, finis qui vous intéressent, et tout ce que vous ajoutez dans le champ de texte libre.
Candidature de détaillant. Entreprise, nom de la personne-ressource, courriel professionnel, téléphone, province et ville, type d’entreprise, atelier d’installation, années d’expérience, taille de l’équipe, volume mensuel, marques de film avec lesquelles vous travaillez, finis qui vous intéressent, comment vous nous avez connus, et votre note en texte libre.
Demande de dossier technique. Le fait que vous ayez demandé ou non le dossier technique sous entente de confidentialité.
Enregistrement de garantie (propriétaires de voitures). Transmis par l’installateur qui a posé le film : nom, courriel et, s’il est donné, téléphone du propriétaire; marque, modèle, année, couleur et NIV de la voiture; pays où la voiture est immatriculée; fini, panneaux, numéro de rouleau et date d’installation; photos et vidéo de la voiture avant et après l’installation.
Réclamations de garantie (propriétaires de voitures). Transmis par le propriétaire : le problème, la date à laquelle il a été remarqué pour la première fois, l’endroit sur la voiture, la façon dont la voiture a été lavée, une description, et des photos ou une vidéo du problème.
Registres de consentement. Les consentements que vous avez donnés, la version de la présente politique affichée à ce moment et la date d’envoi du formulaire.
Données techniques. Les renseignements que votre navigateur transmet au chargement d’une page, comme l’adresse IP et le type de navigateur et d’appareil, conservés par notre hébergeur dans les journaux du serveur à des fins de sécurité.

Nous ne demandons pas de numéros d’identification gouvernementaux, de données de paiement, de renseignements sur la santé ni de localisation précise. Veuillez ne pas les inscrire dans les champs de texte libre.

3. Pourquoi nous les utilisons

Pour lire votre candidature, y répondre et en assurer le suivi tant qu’elle est ouverte.
Pour vous envoyer le dossier technique sous entente de confidentialité, lorsque vous le demandez.
Pour enregistrer une garantie, envoyer le certificat du propriétaire, et examiner et régler les réclamations faites en vertu de celle-ci, y compris en comparant une réclamation à l’installation au dossier.
Pour envoyer des nouvelles aux installateurs ou aux partenaires, seulement si vous avez coché la case distincte et facultative.
Pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site Web.
Pour respecter nos obligations légales, comptables et contractuelles.

Nous utilisons les renseignements uniquement à ces fins. Toute nouvelle fin exige un nouveau consentement de votre part, sauf si la loi en dispense.

4. Consentement et fondement juridique

Chaque formulaire comporte deux cases distinctes, aucune cochée d’avance : l’une pour nous permettre de traiter votre candidature (obligatoire pour l’envoyer), l’autre pour les nouvelles (facultative). Vous pouvez retirer l’un ou l’autre consentement en tout temps en écrivant à la personne désignée à la section 1; le retrait n’a pas d’effet sur ce qui a été fait auparavant.

Candidats dans l’Espace économique européen et au Royaume-Uni. Nous traitons votre candidature afin de prendre, à votre demande, des mesures préalables à un éventuel contrat (article 6(1)(b) du RGPD); l’envoi de nouvelles repose sur votre consentement (article 6(1)(a)).

Propriétaires de voitures. Les enregistrements et réclamations de garantie sont traités pour exécuter la garantie donnée au propriétaire (dans l’Espace économique européen et au Royaume-Uni, article 6(1)(b) du RGPD). L’installateur informe le propriétaire lors de la pose, et le courriel du certificat lui rappelle où vont les renseignements et où lire cette politique. Le formulaire de réclamation demande l’accord du propriétaire pour l’examen de cette réclamation.

Candidats dans d’autres pays. Lorsque la loi de votre pays exige un consentement préalable, exprès et éclairé, nous traitons vos renseignements sur la base du consentement que vous donnez dans le formulaire, aux fins énumérées à la section 3, et appliquons les droits que cette loi vous accorde.

NORDTEK ne vend ni ne loue de renseignements personnels. Nous les communiquons uniquement aux destinataires suivants :

Fournisseurs de services qui hébergent le site Web, conservent les formulaires envoyés, envoient les courriels et mesurent l’utilisation du site, liés par des obligations écrites de confidentialité et de sécurité : Amazon Web Services (serveur du site, base de données, stockage des fichiers et courriels sortants, dans sa région de Montréal, au Canada), Zoho (courriel d’affaires, au Canada) et Cloudflare (sécurité du réseau, diffusion des pages et décompte des visites sans témoins, au moyen d’un réseau mondial qui fait passer chaque visite par un centre de données proche du visiteur).
Applications de messagerie. Si vous nous écrivez sur WhatsApp ou Telegram, vos messages transitent par ces services selon leurs propres conditions et peuvent être traités à l’extérieur du Canada. Nous utilisons ces services uniquement pour vous répondre, et notre robot Telegram ne conserve aucune copie du texte.
L’installateur et le distributeur, pour les garanties. L’installateur qui a posé le film voit l’enregistrement et est avisé des réclamations visant les voitures sur lesquelles il a posé le film. Là où NORDTEK a un distributeur dans le pays du propriétaire, le distributeur reçoit l’enregistrement et les réclamations pour les traiter au nom de NORDTEK, en vertu d’une entente écrite qui en limite l’usage à la garantie.
Autorités, lorsque la loi, une ordonnance d’un tribunal ou une demande conforme à la loi l’exige.

Nous ne transmettons pas les candidatures aux distributeurs ni aux détaillants. Si une relation d’affaires ultérieure exige une communication, nous vous en informerons d’abord.

6. Lieu de conservation

Les formulaires envoyés sont conservés au Canada, à Montréal (Québec). Lorsque des renseignements sont traités à l’extérieur du Québec ou de votre pays, nous évaluons d’abord s’ils bénéficieront d’une protection adéquate, et nous recourons à des garanties contractuelles lorsque la loi l’exige, y compris des clauses contractuelles types pour les transferts depuis l’Espace économique européen.

7. Durée de conservation

Candidatures qui ne mènent pas à une relation d’affaires : 24 mois après notre dernier échange, puis supprimées ou anonymisées.
Candidatures qui mènent à une relation : pendant toute la durée de la relation, puis aussi longtemps que l’exigent les obligations comptables et légales.
Enregistrements de garantie, photos et réclamations : pendant la durée de la garantie et 2 ans après sa fin, puis supprimés ou anonymisés.
Registres de consentement : aussi longtemps que les renseignements qu’ils visent, plus la période nécessaire pour prouver le consentement.
Journaux du serveur : 30 jours.

8. Comment nous les protégeons

Nous appliquons des mesures administratives, techniques et physiques adaptées à la sensibilité des renseignements : connexions chiffrées, accès restreint aux personnes qui traitent les candidatures, et fournisseurs liés par des conditions de sécurité écrites. Aucun système n’est entièrement sûr. Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous vous en aviserons, ainsi que l’autorité compétente, comme l’exige la loi.

9. Vos droits

Sous réserve de la loi qui s’applique à vous, vous pouvez présenter une demande pour :

être informé des renseignements que nous détenons à votre sujet et en recevoir une copie;
faire rectifier les renseignements inexacts, incomplets ou périmés;
faire supprimer des renseignements, ou faire cesser leur utilisation ou leur diffusion;
recevoir les renseignements que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
retirer un consentement que vous avez donné;
dans l’Espace économique européen et au Royaume-Uni, vous opposer au traitement ou en demander la limitation.

Écrivez à la personne désignée à la section 1. Nous pourrions vous demander de confirmer votre identité, et nous répondons dans le délai prévu par la loi applicable, soit 30 jours au Québec.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec, du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou de l’autorité de protection des données du pays où vous résidez, y compris dans l’Espace économique européen et au Royaume-Uni.

10. Témoins et mesure de fréquentation

Ce site Web n’utilise pas de témoins publicitaires ni de suivi. La façon dont la fréquentation du site est mesurée, ainsi que les quelques éléments techniques qu’il enregistre dans votre navigateur, sont décrites dans l’avis sur les témoins.

11. Public d’affaires

Ce site s’adresse aux entreprises; les propriétaires de voitures ne l’utilisent que pour la garantie du film posé sur leur voiture. Il ne s’adresse pas aux mineurs, et nous ne recueillons pas sciemment de renseignements à leur sujet.

12. Autres sites Web

Les liens vers d’autres sites Web sont fournis pour votre commodité. Leurs pratiques en matière de confidentialité leur sont propres; lisez leurs politiques avant de leur communiquer des renseignements.

13. Modifications

Lorsque nous modifions la présente politique, nous publions ici la nouvelle version avec sa date. Si une modification touche la façon dont nous utilisons des renseignements que vous avez déjà envoyés, nous vous en informerons et, lorsque la loi l’exige, vous demanderons de nouveau votre consentement.

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